....How to align teams to achieve video production success..كيفية التّنسيق بين الفرق لتحقيق نجاح إنتاج الفيديو....

By Nancy Habeeb Bou Saleh

....
Embracing video content into your overall marketing strategy is one of the most powerful actions you can take for your company. However, there are many things and factors to think and worry about in the video production process: purpose of the video, script, storyboard, style, tone, shooting locations, length... And here comes the different opinions of the key stakeholders who are involved.

This issue will make the video production process longer and more complex for the video production company which will be struggling with different points of view from the client side.

That’s why having an aligned team is the key to successful video production. So before writing a single line, drawing a single frame or shooting a single scene, the video production team and the client’s team must be aligned and should have clarity on all the aspects of the video production process.

So how to achieve alignment? Here are few ways to get started:
..

يعد دمج محتوى الفيديو في استراتيجيّتك التّسويقيّة الشّاملة واحدًا من أقوى الإجراءات التي يمكنك اتّخاذها من أجل شركتك. ومع ذلك، هناك العديد من الأشياء والعوامل التي يجب التفكير بها والقلق بشأنها في عمليّة إنتاج الفيديو: الغرض من الفيديو، السيناريو، القصص المصوّرة، الأسلوب، النّغمة، مواقع التّصوير والطّول ... وهنا تأتي الآراء المختلفة لأصحاب المصلحة الرئيسيّين المعنيّين بالأمر.
هذه المشكلة ستجعل عمليّة إنتاج الفيديو أطول وأكثر تعقيدًا بالنّسبة إلى شركة إنتاج الفيديو التي ستعاني من وجهات نظر مختلفة من جانب العميل.
هذا هو السبب في أن وجود فريق متجانس هو مفتاح نجاح إنتاج الفيديو. لذا قبل كتابة سطر واحد، أو رسم إطار واحد أو تصوير مشهد واحد، يجب أن يحصل التّوافق بين فريق إنتاج الفيديو وفريق العميل ويجب أن يكون هناك وضوح في جميع جوانب عمليّة إنتاج الفيديو.
فكيف يتمّ تحقيق التّوافق؟ فيما يلي بعض الطّرق للبدء:

....

blog3.jpg

....
1- Responsibilities of the client

Setting up a like-minded team is a crucial aspect not only for the production team but also for the client.

We’ve encountered many times in video the production process when the client changed their mind about certain issues like the shoot, script, style etc, and say they will get back later. This is very inconvenient and will cost time and money!

That’s why the client must set and determine expectations internally before passing anything on to the production company. For example, regarding the purpose of the video, let’s say the marketing team wants to use the video to sell more products, and the HR department wants to use the video to train new employees, and the CEO wants a corporate documentary, this discussion needs to take place before contacting the video production team.

There is nothing worse than having several sets of opinions and in this case nothing will be accomplished on time.

2- Create a “Do” and “Don’t” list

Basically, the core team will have a list that coincides with the core objective. This list will include the things that are beyond the main goal that should be in the video like the style (animation, live action or mix), call to action… and the things that should not be there.

..

١- مسؤوليّات العميل
يعدّ إنشاء فريق متجانس التّفكير أحد الجوانب المهمّة ليس فقط لفريق الإنتاج بل أيضًا للعميل.
لقد واجهنا في مرّات عدّة خلال عمليّة إنتاج الفيديو حالات يغيّر فيها العميل رأيه بشأن بعض الأمور مثل التّصوير، السّيناريو، النّمط وما إلى ذلك، ويقول إنه سيعود لاحقًا. هذا غير مزعج للغاية ويكلّف الوقت والمال!
لهذا السّبب، على العميل تحديد التّوقّعات وتحديدها داخليّاً قبل تمرير أيّ شيء لشركة الإنتاج. على سبيل المثال، في ما يتعلّق بالهدف من الفيديو، فلنقُل إنّ فريق التّسويق يريد استخدام الفيديو لبيع المزيد من المنتجات، وقسم الموارد البشريّة يريد استخدام الفيديو لتدريب الموظّفين الجدد، والرّئيس التّنفيذي يريد فيلماً وثائقيّاً للشّركة، يحتاج هذا النقاش يجب أن يتمّ قبل الاتّصال بفريق إنتاج الفيديو.
لا يوجد شيء أسوأ من وجود مجموعات مختلفة من الآراء، وفي هذه الحالة لن يتمّ إنجاز أيّ شيء في الوقت المناسب.

٢- ضع لائحة بالممنوع والمسموح
في اللأساس، سيكون لدى الفريق الأساسي لائحة تتلاقى مع الهدف الرّئيسيّ. ستتضمّن هذه القائمة الأشياء التي تتجاوز الهدف الرّئيسي والتي يجب أن تكون في الفيديو مثل الأسلوب (الرّسوم المتحرّكة أو الحركة المباشرة أو مزيج منهما) والدّعوة إلى العمل ... والأشياء التي ينبغي ألّا تكون هناك.
....

dos donts2.jpg

....
This list will help the production team design the video and know what to include and what to avoid. It also leaves some space open for being creative.

3- Embrace the right people

The smaller the team, the easier it is to get into alignment. So it would be great if you can keep the team of decision makers to three or four. The more people involved, the more difficult it would be to get quick decisions.

In addition to including the lowest number of people, be sure also they are the right ones so that you can get a high quality end video.

..


ستساعد هذه اللائحة فريق الإنتاج على تصميم الفيديو ومعرفة ما يجب تضمينه وما يجب تجنّبه. كما تترك بعض المساحة مفتوحة للإبداع.

٣- احتضان الأشخاص المناسبين
كلّما كان الفريق أصغر، أصبح من الأسهل التّنسيق. لذلك سيكون من الرّائع إذا تمكّنت من جعل فريق صنّاع القرار يقتصر على ثلاثة أو أربعة. فكلّما زاد عدد الأشخاص المشاركين، زادت صعوبة اتّخاذ القرارات السّريعة.
بالإضافة إلى إشراك أقلّ عدد ممكن من الأشخاص، تأكّد أيضًا من كونهم الأشخاص المناسبين بحيث يمكنك الحصول على فيديو فخم عالي الجودة.
....

blog2.jpg

....

4- Nominate someone with the final decision

No matter how much preparation you put into having a perfectly aligned team, conflicts or confusion may happen as there are going to be some decisions that not everyone agrees on.

This is why it is important to appoint someone to have the final-say. This person can go back to the essential objective and make a decision. This can save you time in the long run, and keep things moving and thus avoiding costly delays.

..

٤- ترشيح شخص يكون له القرار النّهائي
بغض النّظر عن مقدار الاستعداد الذي تضعه في تشكيل فريق متماسك تمامًا، فقد تقع النزاعات أو الارتباك اذ ستكون هناك بعض القرارات التي لا يتّفق عليها الجميع.
هذا هو السبب في أن من المهم تعيين شخص ما لتكون له الكلمة الأخيرة. يمكن لهذا الشخص العودة إلى الهدف الأساسي واتّخاذ قرار. هذا يمكن أن يوفر لك الوقت على المدى الطويل، ويحافظ على سير الأموروبالتالي يجنّب التأخير المكلف.

....

blog1.jpg

....

Conclusion

Aligning teams is very important in order to achieve video success. It is helpful for both the client and video production company, so that the production comes in on time and on budget thus getting a final VIDEO that everyone is happy with.

At the end of the day, communication is key. Therefore make sure everyone is on the same page with all the information they need to accomplish their roles.

At Business Motion, maintaining open communication with our clients are the building blocks for our creativity and inspiration. So why not contact us and we will get your business moving with video.

..

خلاصة

يُعتبر التّنسيق بين الفرق مهماً جدًا لتحقيق نجاح الفيديو. هو مفيد لكل من العميل وشركة إنتاج الفيديو، بحيث يأتي الإنتاج في الوقت المحدد وعلى الميزانية، وبالتالي يتمّ الحصول على فيديو نهائيّ يكون الجميع راضيًا عنه.
في نهاية اليوم، التّواصل هو المفتاح. لذلك تأكد من أن الجميع على نفس الموجة مع كل المعلومات التي يحتاجونها لإنجاز أدوارهم.
في بزنس موشن، يعد الحفاظ على التواصل المفتوح مع عملائنا بمثابة الرّكائز الأساسية لإبداعنا وإلهامنا. فلماذا لا تتصل بنا وسنقوم بتحريك عملك من خلال الفيديو.

....